• Referat årsmøtet 19. Februar 2008

    Tilstede var: Reiel Vegar Hansen, Linda R. Rustad, Joakim Kristiansen, Mari Bjørnseth, Torleif Voldbakken, Jon S. Bjerke, Oliver R. Hansen, Cato Lundby, Steinar Nikolaisen, Vidar Frøysaa, Kjetil Bradal, Bjørn Gillebo, Anita Hansen, Anita Kristiansen, Lars Johansen, Frode Ringsrud, Grethe Gillebo, Ingar Prestkvern, Håvard Kirkerud, Odd-Einar Johansen, Tore M. Nevland, Torgrim K. Hagen, Odd Thomas Olafsen, Morten Alfarusrad (ikke medlem), Erland Sollihagen.

    Saksliste:

    1. Leder ønsker velkommen til årsmøte.

    2. Innkalling og saksliste ble godkjent.

    3. Reiel Vegar Hansen ble valgt til ordstyrer, Mari Bjørnseth ble valgt til referent og Håvard Kirkerud, Anita Hansen og Anita Kristiansen ble valgt til protokoll underskrivere.

    4.5. og 7. Reiel Vegar Hansen ble valgt til ordstyrer, Mari Bjørnseth ble valgt til referent og Håvard Kirkerud, Anita Hansen og Anita Kristiansen ble valgt til protokoll underskrivere.

    6. Årsberetning for News ble lest av redaktør, Jon S. Bjerke. Ingen innvendinger til det som ble lest.

    8. Årsberetningen for regnskap ble lest opp av Joakim Kristiansen. Ingen innvendinger til det som ble lest. Vi hadde et overskudd på 3000,- i 2007.

    9. Det ble lest opp et forslag til budsjett for 2008. Siden noe av det som vedtas på årsmøte vil få konsekvenser for budsjettet, vil det kunne bli noen endringer her. Meningen med dette punktet er å gi medlemmene en viss oversikt over hva styret ønsker å bruke penger på i 2008 og hvordan redusere utgiftene nok til at vi kan gå med overskudd uten hjelp av automatinntekter. Det vil si et kutt på ca. 60.000,-, noe som krever stor innsats fra medlemmer og styret. I det fremlagte budsjettet hadde vi klart å redusere utgiftene med 50.000,-, det vil si et underskudd på 10.000,- som styret skal jobbe for å finne en løsning på.

    I forbindelse med fremleggelsen av budsjettet ble det forespurt hva klubbartikler innebefatter, da dette er en relativt stor pott. Siden vi har 20 års jubileum i år er det snakk om å markere dette med salg av ulike effekter: t-sjorter og krus. Siden trykk-kostnader er en stor utgiftspost kom medlemmene med ulike forslag til firmaer hvor vi kan forhøre oss om pris. Disse er: DMT Kommunikasjon AS i Brumunddal og Profileringsservice Markus Sveum i Raufoss. Klubben har også ønsket å kjøpe inn nye partytelt til bruk på treff. Utover dette var det ingen innvendinger til budsjettet som ble lest opp.

    10. Kontigenten for 2008 ble ikke endret. Det vil si at et hovedmedlemskap koster 300,-, familiemedlemskap 400,- og barn under 18år (ikke tilknyttet noe familiemedlemskap) 100,-

    11. Vi hadde en kort gjennomgang av valgstyret sitt forslag til nytt styre. Ingen av medlemmene hadde noen kommentarer til det nye styret og alle ble ”klappet” velkommen. I forbindelse med ending i mengde jobb rundt websidene ble det gitt styret fullmakt til å skaffe en ny webredaktør om Andreas Kristiansen (ikke tilstede) ønsker å trekke seg fra vervet. Det ble dessverre glemt å velge nytt valgstyre for 2009. Det blir en oppgave styret må ta opp og fremskaffe.

    Styret for 2008 består av:
    Leder og Arr.leder: Linda R. Rustad, 2år
    Nestleder: Torleif Voldbakken, 1 år
    Sekretær: Mari Bjørnseth, 1år
    Kasserer: Joakim Kristiansen, 2år
    Styremedlem: Reiel Vegar Hansen, 1år
    Redaktør VW News: Jon S. Bjerke, 1år
    Redaktør Web: Andreas Kristiansen, 1 år
    Material forvalter: Reiel Vegar Hansen, 1år

    Arrangementskomiteen består av:
    Leder: Linda R. Rustad
    Medlem: Mari Bjørnseth, Rune Bråthen, Tor Kristian Sørensen, Anita Hansen, Anita Kristiansen, Håvard Kirkerud og Rune Leirpoll, samt Vidar Frøysaa (dokumentar).

    12. Salg av brannbilen med brannpumpe og Shorty’n. Her ble det en god diskusjon om hva klubben ønsket å gjøre før vi foretok et valg.

    Det som ble tatt opp var: Hva gjør bilen for oss slik den står i dag? Har den en markedsverdi? For øyeblikket blir bilen kun benyttet til frakting av utstyr til treff, fortrinnsvis Bug Camp. Den har ingen logo eller noe annen markedsverdi for klubben for øyeblikket, og er i større grad en utgiftspost fremfor en ressurs. Den har derimot en attraksjonsverdi for mange av medlemmene, i tillegg til at den har en økonomiskverdi for klubben som vil fortsett å øke om vi beholder den. Det ble til slutt foretatt et valg hvor stemmene fordelte seg slik:

    For salg: 16 stk Imot salg: 8stk

    Årsmøtet har derfor bestem at Brannbil med pumpe og Shorty’n skal selges.

    Bilen skal enten selges til et klubbmedlem (medlem pr. 31.12.2007) med en klausul om videresalg og benyttelse av bilen eller selges høystbydende i inn- eller utland. Erik Johnsen har utviklet et skriv om hvordan salg av bilen skal håndteres, dette skrivet ble styret i forbindelse med årsmøtet pålagt å overholde, se vedlegg.

    Håvard Kirkerud la i den forbindelse inn et bud på Brannbilen med pumpe og Shorty’n på 22000,-, som er bokført verdi i følge regnskapet som ble fremlagt for 2007. Han sa seg også enig i en klausul som innebefatter at han ikke kan selge bilen innen en 5års periode og skal gi styret/klubben disposisjon til å benytte bilen i forbindelse med egne treff. Det var også sagt at bilen skulle kunne leies ut til medlemmene til en real pris, hvis det er ønskelig. Nb! Dette er kun et bud og ikke vedtatt.

    13. News har i 2007 kun blitt utlevert i 1 eksemplar på bakgrunn av lite tilgang av stoff. Det er der derfor satt opp et punkt om videre drift av klubbavisen. Redaktøren sa i sin årsberetning at det hadde vært svert vanskelig og tidkrevende å fremskaffe nok stoff til å lage flere utgaver.

    Forslagene som kom frem besto av:

    1. Kun webbasert News: På denne måten kan den oppdateres fortløpende og alle medlemmer kan enklere laste opp eget stoff. I forbindelse med dette ble det også diskutert hvilke tilgang som skulle gis medlemmer og ikke medlemmer. Hvor en middelgang ble foreslått, hvor deler av historien er tilgjengelig for alle, mens hele historien kun er tilgjengelig for medlemmene, passord beskyttet. På denne måten får vi en mer oppdatert og interessant webside. Klubben vil også spare mye i trykk-kostnader og porto.

    2. Utsendelse av Mini News: I tillegg til en webbasert utgave, sende ut Mini News pr. post en gang pr. mnd. Medlemmene vil på denne måten fortsatt få noe å se frem til i posten og historiene vil i mindre grad enn ved et vanlig News ”gå ut på dato”. Klubben vil på denne måten spare en del i trykk-kostnader, men vil få en økning i porto.

    3. Beholde News i papirutgave: Den skal da kun utgis i 2 utgaver i forbindelse med Bug Camp og Fun Run. I tillegg skal det opprettes en webbasert utgave, slik at vi holder web sidene levende. Klubben vil på denne måten verken kunne redusere mye på trykk-kostnadene eller porto, om ikke annonse inntektene opprettholdes/ høynes.

    Det er i utgangspunktet våre treff, arrangement og medlemsmøter som skal trekke nye medlemmer til klubben. News er på denne måten ikke et trekkplaster for nye medlemmer, men en kilde til informasjon om hva som skjer i klubben og dens medlemmer. Hvor det på et senere tidspunkt forteller klubbens historie og for mange føles som noe nostalgisk å ta frem igjen etter noen år. Det ble derfor enstemmig vedtatt at vi skal beholde News i papirutgave, som oppført i punkt 3 over. Det skal også skaffes annonsører til både den webbaserte og papirutgaven av News. Papirutgaven skal inneholde litt større og utfyllende reportasjer en web utgaven.

    Er medlemmene fortsatt interessert i å beholde News, må de bidra. En mer levende nettside vil også kreve engasjement fra medlemmene. Redaktøren må også i større grad hente inn stoff fra medlemmene, selv om dette har vist seg å være en vanskelig oppgave. Det ble også snakk om å sette opp en redaksjon bestående av personer fra Hamar, Gjøvik og Lillehammer, men ikke utført ved årsmøtet. Det ble derimot gitt en oppfordring til ALLE medlemmer om å bidra, slik at vi kan opprettholde et News slik vi ønsker og kjenner det fra tidligere.

    News vil i fremtiden trenge en ”ny form” for å øke medlemmers interesse om å bidra. Det kom noen forslag til endringer/ forbedringer som redaktøren skal ta i betrakting:
    - Det var ønske om å gå tilbake til den første utgaven i A5 format.
    - Heller trappe ned på side antall enn å hoppe over en utsendelse.
    - Peilepinnen i en webbasert utgave.

    14. Under tilkommende poster hadde vi tre saker som ble tatt opp:

    1. Vidar Frøysaa fortalte om et prosjekt han og 2 skolekamerater jobber med. De skal lage en dokumentar om klubbens historie og Bug Camp. I forbindelse med dette skal de følge de forberedelsene som gjøres av arr.komiteen, føre og i forbindelse med Bug Camp #20. De skal også følge 2 personer: En Nykommer og en gammel traver i klubben, og deres forberedelser frem imot treffet.

    2. Det kom frem at klubben var borte fra flere klubblister i ulike magasiner/blader. Det er fortsatt et ønske om å stå oppført i disse og er noe styret allerede har tatt tak i. E-post er sendt til Bilsport, Veteranbørsen, Norsk motorveteran og Autofil med oppdatering på dette.

    3. Det ble også nevnt et ønske om flere fordeler som medlem ved våre treff. Det vil si rimeligere billett-/ inngangspris på f.eks: Bug Camp og Fun Run. Dette er et punkt styret og arrangementskomiteen må ta opp ved en senere anledning og ble ikke utdypet videre.

    Referent:
    Mari Bjørnseth

    Protokoll underskrivere:
    Håvard Kirkerud
    Anita Hansen
    Anita Kristiansen